Atualmente, a busca pela redução de custos operacionais, assim como a otimização de tempo, fazem com que a tecnologia digital se torne investimento estratégico nas organizações.
Uma tendência mundial, as reuniões virtuais antes restritas a poucos executivos e público específico como os jovens em salas de bate-papo e MSN, são utilizadas com maior frequência por empresas pela necessidade de retorno rápido e informações.
Uma equipe virtual é um grupo de pessoas que trabalha de forma interdependente com um propósito comum e sem fronteiras espaciais e temporais. A distância não elimina a constante interação entre todos. Dessa forma, as organizações tendem a aproveitar toda tecnologia disponível para alcançar objetivos e estar, simultaneamente, em todos os lugares importantes para ampliar as suas possibilidades de negócios.
Paulatinamente, a comunicação virtual passou a ser utilizada por líderes que precisam otimizar seu tempo e se comunicar com seus liderados de diferentes lugares, vários vezes ao dia e, em muitos casos, ao mesmo tempo. Isto tem se tornado um fator fundamental, um diferencial ao considerarmos a velocidade das informações, a concorrência cada vez mais acirrada e a urgência na tomada de decisões. On line é possível melhorar o uso do pouco tempo disponível, sem maiores problemas com barreiras espaciais, por exemplo.
Contudo, o líder virtual tem de estar atento para diversos aspectos como a definição de metas claras e o local em que serão realizadas as tarefas de modo que a equipe consiga executar ordens sem maiores dificuldades. Apesar da liderança ser virtual, quem a exerce precisa buscar, sempre que possível, reuniões presenciais. O contato humano poderá ser suplementado pelo meio virtual, mas jamais substituído. Afinal, o computador não tem carisma. E-mail não sorri e nem tem brilho nos olhos. A motivação deve ser uma preocupação constante.
Responder cada e-mail ou solicitação, pela Internet ou por telefone, o mais rápido possível, e estar sempre à disposição da equipe é de fundamental importância. Assim, os companheiros podem perceber a presença, mesmo à distância, supervisionando e avaliando cada tarefa deles e dando retorno imediato.
Uma vez que pessoas lideradas virtualmente estão sob pouca ou nenhuma supervisão direta, esse cenário requer que possuam características pessoais chamadas “competências virtuais”. Entre elas estão o conhecimento da tarefa a ser executada, iniciativa, capacidade de decisão, responsabilidade, conhecimento das ferramentas de comunicação a serem usadas, além de auto-motivação e autonomia para decidir.
Os líderes precisam ler muito, ter tempo para administrar a relação com sua equipe e sempre procurar reler suas correspondências antes de enviá-las, para evitar que erros de português e/ou mensagens com possíveis erros gerem interpretação inadequada.
Sônia Jordão